Cuando nos enfrentamos a la vida laboral por primera vez, es difícil poder identificar la diferencia entre nuestra vida universitaria y lo que el trabajo nos exigirá cotidianamente.
A continuación reseño un artículo presentado por Jero Sánchez en el que presenta 52 hábitos, para las personas productivas. Sin embargo, me di a la tarea de sintetizarla en 24 hábitos. Basta con dominarlos como un buen comienzo para hacer puntos de excelencia en nuestro trabajo.
1. No confíe en su memoria. El secreto de las personas exitosamente productivas es que no confían nada a su memoria y registran todas sus tareas, ya sea en algún dispositivo digital, una libreta de papel o una grabadora de voz pueden ser útiles.
2. Trabaje de acuerdo al contexto, energía y tiempo disponible. Cuando se tenga un mal día es mejor que se dedique a hacer tareas de bajo rendimiento, por ejemplo, hacer llamadas, archivar documentos, revisar agendas. Dejar los grandes proyectos para mejores días, siempre y cuando se pueda disponer de tiempo.
3. Revise constantemente su lista de tareas. Actualícela, elimine los compromisos cumplidos y añada los pendientes.
4. No permita que lo urgente le gane a lo importante. Identifique cuáles son las tareas importantes y urgentes, las tareas importantes y no urgentes, las urgentes y no importantes y concéntrese en solucionar aquellas que sean importantes y urgentes. A continuación ponga en su lista de prioridades a las tareas importantes y no urgentes y finalmente de solución a las urgentes y no importantes.
5. Aplique la regla de los dos minutos. Revise qué tareas le lleven menos de dos minutos en ser cumplidas y ¡cúmplalas! No las ingrese a su lista de tareas ya que esto le tomará más tiempo que la tarea en sí.
6. Respalde sus archivos regularmente. Haga respaldos de toda su información y actualice el respaldo regularmente, si es posible cada vez que modifique la información. También es ampliamente recomendable hacer copias de seguridad digitales de sus documentos personales más importantes.
7. Aplique el principio de Paretto (80/20). Aplicado a la productividad, este principio establece que sólo el 20% de las tareas que se hacen habitualmente le aportan el 80% de valor a su trabajo. Por lo que hay que identificar ese 20% y colóquelas en su lista de prioridades.
8. Relajarse y descansar es importante. Cumplir con las tareas y ser productivo requiere de energía. El descanso físico e intelectual es importante todos los días. Cultive un hobbie y ocupe parte de su tiempo en él y duerma el tiempo suficiente (un promedio de 6 a 8 horas recomiendan los expertos, pero su cuerpo es el que decidirá el tiempo necesario) para que cada día enfrente su día de una forma óptima.
9. Haga ejercicio físico. El ejercicio físico le ayuda a cargarse de energía todos los días, le ayuda a combatir el estrés. Basta con caminar 30 minutos diarios por lo menos cinco días a la semana.
10. Aliméntese saludablemente. Este también es un aspecto sumamente importante para que el cuerpo y la mente funcione de manera óptima. Coma frutas y verduras frescas en abundancia, limite el consumo de azúcares simples y grasas saturadas. Evite las bebidas azucaradas y en su lugar ingiera agua pura, por lo menos ocho vasos al día.
11. Establezca bloques de tiempo fijos para cada tarea. Las tareas con máxima prioridad concéntrelas en bloques de una o dos horas para ser realizadas. Descanse entre cada bloque 10 minutos e intercale tareas ligeras como hacer llamadas telefónicas, revisar su agenda, respaldar su información o archivar documentos.
12. No practique la multitarea. No haga más de una cosa al mismo tiempo. Concéntrese únicamente en las tareas “pesadas” de una a la vez. Estudios demuestran que se requieren al menos 20 minutos de concentración para que se alcance el nivel de máximo rendimiento. Si se opta por la multitarea, sólo conseguirá interrupciones en términos de tiempo-rendimiento.
13. Elimine las distracciones antes de empezar a trabajar. Las interrupciones son el gran enemigo de la productividad pues impide lograr la máxima concentración. Es cierto que en el trabajo algunas veces las interrupciones son inevitables pero también es cierto que muchas las podemos controlar. Puede apagar su celular, las notificaciones de su agenda, cerrar su programa de correo o los programas de messenger.
14. Defina sus objetivos de trabajo de manera SMART. “Querer es poder” dice por ahí el refrán, sin embargo, el hecho de querer algo no lo convierte en un objetivo. Un objetivo debe de ser algo concreto, medible, alcanzable y limitado en el tiempo. El autor del artículo original pone un ejemplo muy concreto que a continuación cito: “voy a perder 10 kilos antes del 30 de septiembre, porque quiero reducir el riesgo de tener un infarto; para ello, tendré que perder medio kilo por semana, y lo pienso conseguir caminando 30 minutos todos los días y dejando de tomar refrescos”.
15. Actúe siempre con perspectiva. Antes de aceptar o iniciar una tarea piense en el valor que le aportará la misma. “¿Dedicarle tiempo a esta tarea contribuirá al logro de mis objetivos?” Es una pregunta que debería de plantearse siempre ya que le ayudará a tomar siempre las mejores decisiones.
16. Canalice adecuadamente sus preocupaciones. Un verdadero obstáculo para nuestra productividad plena son las preocupaciones ya que no nos permiten concentrarnos en las cosas importantes y que le aportarán algún valor. Identifique sus preocupaciones teniendo en cuenta que las mismas son el producto de la falta de atención a algún aspecto de su vida. Una vez identificadas deje de preocuparse y ocúpese de darle solución.
17. Sáquele partido a la tecnología. Si aprendemos a utilizar con inteligencia a la tecnología, ésta se puede convertir en una gran aliada para cumplir con tareas en tan sólo algunos minutos. Aprenda cómo utilizarla para hacer eficiente su sistema de trabajo.
18. Utilice rutinas para organizar tareas repetitivas. Identifique y haga una lista de todas aquellas actividades que debe realizar todos los días y busque la forma de optimizar su realización. Un buen consejo es que arme listas de verificación para que no se olvide cumplir alguna.
19. No se cierre al cambio. Hay que estar siempre atento a las novedades, aunque hay que adoptarlas con prudencia. Evalúe las herramientas o formas de trabajo que surgen con el avance de la tecnología y decida si le pueden ayudar a aportar mayor valor a su trabajo.
20. Concluya con las tareas que empieza. Una vez que ha evaluado las tareas que inicia y determina que valen la pena ya que le aportan valor a su trabajo, ¡Termínelas! No basta con planear y organizar el trabajo, las personas altamente productivas concluyen con los proyectos que inician. La productividad es obtener resultados, nunca lo olvide.
21. Diga NO con más frecuencia. Aprenda a priorizar sus actividades, los primeros lugares de atención deben ser los que le aportan valor a su trabajo. Aprenda a decirle NO a los proyectos o compromisos antes de que ingresen a su lista de actividades. Prometa poco y dé más de lo prometido en lugar de prometer mucho y no cumplir con nada. Su imagen ganará mucho.
22. Trabaje con calidad. Hace algún tiempo, cuando trabajaba como consultora de una organización para implantar un sistema de gestión de la calidad, una empleada me preguntó durante una reunión que si la empresa le aumentaría el salario ahora que todos iban a trabajar más con el sistema de calidad. Mi respuesta fue: “la calidad no es más trabajo, es sólo el trabajo”. Las cosas se terminan bien y a la primera, hacerlo mal implicará doble trabajo y un desperdicio adicional de recursos de todo tipo.
23. Aprenda a vivir con los “no productivos”. En una organización siempre existirán personas que no están comprometidas con la organización y mucho menos con ellas mismas y con su propio éxito. No trate de cambiarlas, será una pérdida de tiempo. Es mejor “predicar con su ejemplo” poco a poco algunas personas comenzarán a notar las ventajas de hacer la diferencia.
24. Nunca deje de aprender. Es una disciplina que mucho le ayudará para estar en constante evolución y a la altura de los más competitivos.
No se pretende que esta lista sea única y exhaustiva, pero para empezar le puede aportar grandes beneficios y cambios en su cultura de trabajo.
En las próximas semanas iré escribiendo detalladamente sobre cada uno de estos hábitos, no deje de revisarlos, es parte del hábito 24, “Nunca deje de aprender”
Si usted desea consultar el artículo completo los puede hacer en http://elgachupas.com
[...] 1. No programan demasiadas actividades tales como reuniones. De acuerdo con los consultores en desempeño organizacional, las reuniones quitan demasiado tiempo, cortan el día en pequeños trozos de tiempo, 15 minutos libres aquí y 45 por allí. Las personas creativas requieren 20 minutos de concentración para que se alcance el nivel de máximo rendimiento. (Puede leer el artículo Los Hábitos de las Personas Altamente Productivas aquí). [...]